負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈申訴信息處理流程
發(fā)布時(shí)間：2023-01-01 11:04:39 閱讀數(shù)：145
- 目的
廣東廣晟稀有金屬光電新材料有限公司認(rèn)識(shí)到在受沖突影響和高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域從事礦產(chǎn)開(kāi)采、交易、處理、出口存在可能形成重大負(fù)面影響的風(fēng)險(xiǎn)，并認(rèn)識(shí)到我們有尊重人權(quán)、不助長(zhǎng)沖突的義務(wù)，不對(duì)環(huán)境和社會(huì)帶來(lái)負(fù)面影響義務(wù)，我們承諾采納并廣泛推廣受沖突影響和高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈政策，并將其納入與供應(yīng)商簽訂的合同和/或協(xié)議之中。這一政策為礦產(chǎn)資源供應(yīng)鏈全過(guò)程及沖突敏感的采購(gòu)活動(dòng)以及供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)提供了基本參考。我們承諾遵守聯(lián)合國(guó)相關(guān)制裁決議，遵守適用執(zhí)行此類決議的國(guó)內(nèi)法律，承諾不參入任何會(huì)為沖突提供幫助或便利的行為。為此，公司建立了負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈申訴流程，并向社會(huì)開(kāi)通了投訴通道，包括電話號(hào)碼、負(fù)責(zé)人，旨在愿意接受社會(huì)各界的監(jiān)督。申訴是公司對(duì)于供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)評(píng)定的重要環(huán)節(jié)，可以幫助公司對(duì)風(fēng)險(xiǎn)有效的進(jìn)行識(shí)別，評(píng)估和降低礦石開(kāi)采、交易、處理、出口存在可能形成重大負(fù)面影響的風(fēng)險(xiǎn)。本流程適用于本公司所有鉭原料來(lái)源。
- 依據(jù)
《負(fù)責(zé)任礦物審驗(yàn)流程—錫和鉭審驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》、《廣東廣晟稀有金屬光電新材料有限公司認(rèn)負(fù)責(zé)任礦物管理程序》、《廣東廣晟稀有金屬光電新材料有限公司負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈政策》
- 申訴內(nèi)容范圍要求及處理措施
3.1范圍
適用于本公司負(fù)責(zé)任礦物管理程序中所涉及的申訴及處理工作。
3.2職責(zé)
公司負(fù)責(zé)任礦物管理工作組負(fù)責(zé)申訴工作的處理，負(fù)責(zé)申訴信息的收集、處理、分發(fā)。管理工作組根據(jù)申訴內(nèi)容確定責(zé)任部門(mén)，分發(fā)給相關(guān)責(zé)任部門(mén)；相關(guān)責(zé)任部門(mén)對(duì)申訴內(nèi)容進(jìn)行分析、調(diào)查，形成糾正和預(yù)防措施方案，提交總經(jīng)理；公司負(fù)責(zé)任礦物管理工作組負(fù)責(zé)跟蹤申訴處理結(jié)果。
3.3申訴程序
3.3.1 接收相關(guān)方關(guān)于負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈的與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮方面的信息、詢問(wèn)和申訴。具體如下：
- 各部門(mén)在其業(yè)務(wù)流程中設(shè)立接受申訴的渠道和方式，包括本部門(mén)員工的申訴渠道（如意見(jiàn)箱、懇談會(huì)等）、以及與本部門(mén)存在業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶和其他利益相關(guān)方的申訴渠道（如客戶滿意度調(diào)查等）；
申訴信息的收集接收申訴意見(jiàn)的聯(lián)系人，電話和郵箱如下：
訾小姐 電話：+0763-2886199 郵件：ctns723@163.com
- 負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組代表公司設(shè)立、宣傳并維護(hù)公司層面接受申訴的渠道，包括公司網(wǎng)站、公司郵箱和社交媒體等，并應(yīng)使利益相關(guān)方廣為知曉。
- 對(duì)于來(lái)自公司網(wǎng)站、意見(jiàn)箱中的申訴，也可采用匿名申訴的方式。
3.3.2 申訴的內(nèi)容
相關(guān)方對(duì)公司的供應(yīng)鏈管理提起申訴時(shí)，該申訴需包含以下內(nèi)容：
a、包含申訴方的名稱和聯(lián)系信息，并由申訴方的負(fù)責(zé)人簽字；
b、具體說(shuō)明向何種事項(xiàng)提起申訴及理由；
c、附相關(guān)書(shū)面證據(jù)；
d、具體說(shuō)明在提出申訴之前采取了哪些步驟來(lái)解決問(wèn)題；
3.3.3 申訴信息的分類
公司需對(duì)接收到的詢問(wèn)和申訴信息進(jìn)行分類識(shí)別，申訴信息分為一般信息、特殊、重要申訴信息、不予受理信息。
a、一般信息：相關(guān)方對(duì)公司負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理的咨詢、供方的調(diào)查問(wèn)卷等。
b、特殊或重要申訴信息，包括：管理不符合 RMAP 要求的信息；對(duì)公司的礦物采購(gòu)涉及公司識(shí)別的高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域的信息，例如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)鏈中任何相關(guān)預(yù)警信號(hào)表明任何產(chǎn)品涉及《經(jīng)合組織指南》中提到的與礦產(chǎn)開(kāi)采、處理、出口、運(yùn)輸或貿(mào)易有關(guān)的嚴(yán)重侵權(quán)行為、非國(guó)家武裝團(tuán)體、公共或私人安全武裝、賄賂及礦產(chǎn)原產(chǎn)地的欺詐性失實(shí)陳述、洗錢(qián)及向政府支付的稅收、費(fèi)用、特許費(fèi)等信息；對(duì)公司的礦物采購(gòu)不符合公司的供應(yīng)鏈政策的信息。
c、不予受理信息：
瑣碎的、惡意的、無(wú)理取鬧的或疑似為獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)而產(chǎn)生的投訴；沒(méi)有令人信服的客觀證據(jù)支持的匿名投訴。
3.3.4 申訴的處理
申訴處理小組工作組應(yīng)在收到申訴后 7 個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)收到申訴，并填寫(xiě)《申訴信息處理表》，在基于申訴是否符合3.3.2、3.3.3的基礎(chǔ)上確認(rèn)接受或拒絕申訴。如果申訴被拒絕，應(yīng)向申訴方提供書(shū)面解釋，并記錄在申訴登記冊(cè)中，不得采取進(jìn)一步行動(dòng)。
對(duì)特殊重要申訴信息由申訴處理小組在決定受理后7個(gè)工作日內(nèi)對(duì)上訴或投訴進(jìn)行調(diào)查、審查和裁決。處理小組應(yīng)盡最大努力在截止日期前完成工作，但在特殊情況下可能需要額外的時(shí)間。申訴處理小組應(yīng)采取合理措施，包括召開(kāi)一次或多次會(huì)議，以做出合理決定。這類措施的例子包括：咨詢專家、請(qǐng)求申訴方或其他人提供更多信息，申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。申訴處理小組應(yīng)協(xié)商一致決定是否中止申訴程序。申訴決定以書(shū)面形式傳達(dá)給申訴方。
申訴決定應(yīng)包含：
申訴決定：申訴決定是如何以及何時(shí)做出的任何新的建議
申訴的記錄：申訴處理工作人員將收到的申訴予以記錄，包括以下內(nèi)容：何人何時(shí)提交申訴；申訴的類型、問(wèn)題或主題以及隨申訴提交的信息；接受或拒絕決定。
- 申訴結(jié)果
申訴人接受答復(fù)、處理意見(jiàn)或解決方案后，應(yīng)配合相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴書(shū)》“申訴人確認(rèn)”部分，承諾接受《申訴書(shū)》所列申訴結(jié)果，并不再就同一問(wèn)題提出申訴或訴諸其他爭(zhēng)端解決機(jī)制，包括司法解決機(jī)制，并簽名確認(rèn)。申訴處理結(jié)果應(yīng)記錄為一式叁份的《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴書(shū)》（附錄 1），一份交申訴人保存，一份交存所涉相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)（涉及多個(gè)部門(mén)的，可制作相應(yīng)副本），一份由公司負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組匯總并存檔。
- 申訴跟進(jìn)
申訴處理結(jié)果應(yīng)從兩個(gè)層面加以跟進(jìn)：（1）申訴結(jié)果得出并被申訴人接受后，由公司負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)申訴結(jié)果的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。（2）公司負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組應(yīng)就申訴結(jié)果所顯示的公司在管理制度上的改進(jìn)機(jī)會(huì)向公司最高管理層提出建議。
- 申訴者保護(hù)
公司承諾不會(huì)因申訴行為對(duì)申訴者采取任何形式的報(bào)復(fù)，對(duì)于未能遵守保密原則導(dǎo)致申訴者利益受損害的雇員，公司將酌情予以處罰，嚴(yán)重者可解除勞動(dòng)合同，送交司法機(jī)關(guān)處理。
- 制度實(shí)施
- 本制度自 2023 年 1 月起實(shí)施；
- 本制度由公司負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組最終解釋并負(fù)責(zé)修改
附錄 1：
供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴書(shū)
版權(quán)所有 ? 廣晟新材
技術(shù)支持：竹子建站